Cos’è il whistleblowing e perché è importante per le aziende
Negli ultimi anni il tema del whistleblowing aziendale è diventato centrale nella governance etica delle organizzazioni.
Con il termine whistleblowing si indica la possibilità, per lavoratori, collaboratori o persone esterne, di segnalare in modo riservato e protetto comportamenti illeciti o irregolari avvenuti all’interno di un’azienda o di un ente.
Il whistleblower, letteralmente “colui che fischia il pericolo”, aiuta l’organizzazione a individuare criticità e a prevenire rischi legali o reputazionali.
Per questo la legge tutela il suo anonimato e vieta qualsiasi forma di ritorsione.
Un sistema di whistleblowing efficace, quindi, non è solo un obbligo di legge: è uno strumento di trasparenza e fiducia che migliora il clima interno e rafforza la reputazione esterna dell’impresa.
La normativa sul whistleblowing in Italia
Dal 15 luglio 2023 è in vigore il Decreto Legislativo 24/2023, che recepisce la Direttiva europea (UE) 2019/1937 e impone a imprese e organizzazioni di dotarsi di un canale interno di segnalazione sicuro, anonimo e conforme al GDPR.
Oggi tutte le aziende private con almeno 50 dipendenti devono essere in regola. Il decreto aveva previsto due scadenze progressive: 15 luglio 2023 per le imprese con più di 250 dipendenti, 17 dicembre 2023 per quelle con 50–249 dipendenti.
L’obbligo riguarda anche:
- Enti pubblici, organismi di diritto pubblico e società partecipate
- Fondazioni e associazioni che gestiscono fondi pubblici o che hanno adottato un modello 231/2001
Il canale di segnalazione deve garantire:
- anonimato e riservatezza per il segnalante
- sicurezza informatica e tracciabilità dei flussi di comunicazione
- conformità al GDPR nel trattamento dei dati
Il mancato adeguamento può comportare sanzioni fino a 50.000 euro da parte dell’ANAC, oltre a danni d’immagine difficili da recuperare.
Gli obblighi per le aziende: cosa serve davvero
Per essere conformi, le aziende devono adottare una serie di misure organizzative e tecnologiche. In particolare:
- Attivare un canale interno sicuro, digitale o fisico, per ricevere le segnalazioni
- Nominare un responsabile (interno o esterno) per la gestione delle segnalazioni
- Definire e comunicare una procedura interna chiara, accessibile a tutti i lavoratori
- Garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni
- Formare il personale sul corretto utilizzo del canale e sulle tutele previste
Queste misure non servono solo a evitare sanzioni, ma anche a prevenire rischi legali, migliorare la compliance e consolidare la cultura aziendale.
Come funziona una piattaforma di whistleblowing: utenti, ruoli e flusso operativo
Un sistema di whistleblowing digitale non è un semplice modulo online, ma una piattaforma strutturata che gestisce in modo sicuro ogni fase del processo. Ecco come funziona nella pratica.
Chi può utilizzare lo strumento
La legge stabilisce che possono effettuare segnalazioni:
- dipendenti e collaboratori
- consulenti, fornitori e partner esterni
- tirocinanti, volontari e stagisti
- ex dipendenti
- in alcuni casi, anche candidati durante un processo di selezione
Questo approccio crea un vero ecosistema di integrità, dove chiunque collabori con l’organizzazione può contribuire alla trasparenza.
Il flusso operativo è articolato in quattro fasi:
- Invio della segnalazione – Il segnalante accede a un portale protetto, compila il modulo e può allegare file, restando anonimo se lo desidera.
- Ricezione e protocollazione – La segnalazione arriva automaticamente nel pannello riservato ai gestori (per esempio Responsabile Compliance, OdV 231, HR o soggetto esterno). Il sistema assegna un codice identificativo univoco, utile per monitorare lo stato del caso.
- Analisi e comunicazione – Il gestore valuta la segnalazione, può richiedere chiarimenti al segnalante in modo anonimo e documenta le azioni svolte. Tutto avviene in un ambiente cifrato e tracciato.
- Chiusura e archiviazione – Al termine, la piattaforma registra l’esito e notifica il segnalante. I dati sono conservati solo per il tempo necessario, nel rispetto del GDPR.
I vantaggi del flusso digitale stanno nella garanzia di:
- Comunicazioni sicure e anonime, senza email o canali non protetti
- Tracciabilità completa delle attività interne
- Dialogo bidirezionale controllato tra segnalante e gestore
- Riduzione dei tempi e delle incertezze nella gestione
Tipologie di soluzioni digitali per il whistleblowing
Non tutte le soluzioni sul mercato offrono lo stesso livello di sicurezza e conformità. Possiamo distinguerle in tre grandi categorie:
- Software open source o gratuiti
Adatti a piccole realtà, ma spesso privi di garanzie di conformità GDPR, supporto tecnico e conservazione sicura dei dati. - Piattaforme cloud (SaaS)
Consentono la gestione centralizzata, la cifratura delle segnalazioni e la tracciabilità completa del processo. Offrono funzionalità come ruoli, audit trail, notifiche e report automatizzati. - Soluzioni integrate di compliance
Sistemi che uniscono whistleblowing, privacy, gestione documentale e Modello 231.
È il caso della soluzione Iubenda, che offre un ambiente unico e integrato per la gestione legale e normativa aziendale.
La soluzione Iubenda: semplice, sicura e conforme
Come partner Iubenda, supportiamo le aziende nell’attivazione di una piattaforma di whistleblowing conforme al D.Lgs. 24/2023.
La soluzione offre:
- canale digitale conforme alla normativa italiana ed europea
- gestione anonima e sicura delle segnalazioni, con cifratura end-to-end
- dashboard intuitiva per la gestione dei casi e l’assegnazione dei ruoli
- integrazione completa con gli altri strumenti Iubenda (privacy, cookie policy, registro trattamenti)
- aggiornamenti automatici e supporto continuo sulla compliance
In questo modo le aziende possono rispettare la normativa e allo stesso tempo semplificare la governance interna, riducendo costi e rischi.
Perché il whistleblowing è un segno di cultura aziendale
Adeguarsi alla normativa non significa solo mettersi in regola.
Un canale di whistleblowing efficace rappresenta un patrimonio di fiducia per tutta l’organizzazione.
Favorisce un ambiente di lavoro più equo, consente di individuare comportamenti scorretti in modo tempestivo e contribuisce a costruire una reputazione solida e responsabile.
Oggi il whistleblowing è anche un indicatore di maturità organizzativa, spesso richiesto nei percorsi di sostenibilità e certificazione ESG o B Corp.
È una scelta che comunica un messaggio chiaro: la trasparenza non è un obbligo, ma un valore.
Checklist per adeguarsi al whistleblowing:
- Verifica se la tua organizzazione rientra tra i soggetti obbligati (almeno 50 dipendenti o Modello 231)
- Nomina un referente o gestore per le segnalazioni
- Scegli una piattaforma conforme, come la soluzione Iubenda
- Redigi e comunica la policy interna sul whistleblowing
- Forma dipendenti e collaboratori
- Monitora, aggiorna e documenta periodicamente il sistema
In conclusione
Il whistleblowing aziendale non è solo un adempimento burocratico, ma una leva strategica di governance e responsabilità.
Un canale sicuro di segnalazione aiuta le organizzazioni a prevenire rischi, migliorare i processi interni e rafforzare la fiducia di chi lavora o collabora con l’impresa.
Con la soluzione Iubenda, le aziende possono gestire tutto questo in modo semplice, sicuro e conforme, trasformando un obbligo normativo in una opportunità.